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Ab wann macht HR-Software für Ihr Unternehmen Sinn?

Die Bedeutung von HR-Software für kleine Unternehmen: Zu klein für Technologie?


In der Diskussion um die Notwendigkeit von HR-Software in kleinen Unternehmen gibt es oft das gängige Argument, dass man "zu klein" sei, um solche Lösungen zu benötigen. Doch ist das wirklich der Fall? Oder ist es möglicherweise eher eine verpasste Chance, die Effizienz und Professionalität im HR-Bereich auf ein neues Level zu heben?


Mitarbeiterdaten: Ein kostbares Gut


Die Verwaltung von Mitarbeiterdaten sollte nicht unterschätzt werden. Auch kleine Unternehmen haben eine Vielzahl von Informationen zu ihrem Personal – von Kontaktdaten über Gehälter bis hin zu Leistungsbewertungen. Diese Daten sind wertvoll und verlangen nach einer strukturierten und sicheren (vor allem gemäß EU-Datenschutzvorgaben) Verwaltung. Eine HR-Software kann hierbei nicht nur helfen, diese Daten zentral zu speichern, sondern sie auch in einer hohen Qualität zu sichern und jederzeit dem zuständigen Personenkreis zugänglich zu machen. Eine individuelle Verteilung von Sichtrechten ist hierbei ein großer Vorteil.


Ressourcen im HR-Bereich


Kleine Unternehmen haben oft nicht die gleichen Ressourcen wie große Firmen. Das bedeutet in der Regel, dass HR-Aufgaben von wenigen Personen oder sogar von einer einzigen Person übernommen werden. Eine HR-Software kann hier erhebliche Entlastung bieten, indem sie zeitraubende manuelle Prozesse automatisiert. Automatisierungen, wie das Verschicken von Einladungsschreiben für Vorstellungsgespräche oder das Aktualisieren von Mitarbeiterdaten, sparen nicht nur Zeit, sondern reduzieren auch die Fehleranfälligkeit.


Die Vorteile


Einige der klaren Vorteile, die kleinere Unternehmen durch die Einführung einer HR-Software genießen können, sind:


Einfache Bewerberverwaltung: Die Zuordnung von Kandidaten zu Stellenangeboten und das Versenden von Interview-Einladungen geschehen mit nur wenigen Klicks. Alles ist strukturiert und kann leicht nachverfolgt werden.

Selbstverwaltung der Mitarbeiterdaten: Mitarbeiter können ihre persönlichen Daten selbst aktualisieren, was den HR-Mitarbeitern viel Zeit spart und die Kommunikation vereinfacht. Fehlerquote? Geringer als ohne Software. Hier gibt es schnell ein Gegenargument, da man mit einigen Softwarelösungen auch z.B. fehlerhafte Bankverbindungen, falsche Schreibweisen automatisch prüfen lassen kann. Der Mitarbeiter kann erst nach Richtigstellung die neue Dateninformation abspeichern.

Digitalisierung von Mitarbeitergesprächen: Diese können nicht nur dokumentiert, sondern auch ausgewertet werden, um die Zufriedenheit und Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern.


Die Digitale Personalakte: Mit neuen Gesetzeserleichterungen in der Bürokratie sind nun auch digitale Arbeitsverträge und Vertragsanpassungen möglich. Der gesamte Unterzeichnungs- und Datenpflegeprozess kann nunmehr innerhalb der gesicherten Software erfolgen. Wer möchte nicht den Papierkram reduzieren und langfristig auch die nicht mehr zählbaren Aktenordner loswerden (die über HR-Generationen oftmals auch unvollständig oder fehlerhaft sind). Wie hält man das nach? Software besitzt Suchfunktionen, teils sogar die In-Text-Suche. So findet HR ein Dokument in Sekunden und wird schon hier den Grad der Effizienz steigern.

Zielverfolgung: Mitarbeiter können ihre Ziele nachverfolgen, und Führungskräfte können den Fortschritt im Blick behalten.

Einfache Berichterstellung - das allseits geforderte Reporting: Berichte über sämtliche vorliegende Daten, auch individuelle Wunschreportings durch CEO's, die für datengetriebene Entscheidungen relevant sind, können auf Knopfdruck erstellt werden, was die Informationsbeschaffung erheblich vereinfacht. Goodbye Excel-Sheets. Hello

Live-Reportings!


Apropos: Die Herausforderungen mit Excel-Listen

Die Abhängigkeit von Excel-Listen kann in kleinen Unternehmen zu einer erheblichen Belastung werden. Mit der Zeit summiert sich die Zahl der Listen und die Gefahr von Verlust oder Beschädigung von Dateien steigt. Zudem besteht das Risiko, dass wichtige Informationen in verschiedenen Dokumenten verstreut sind, was die Informationsbeschaffung und -verarbeitung unnötig erschwert. Da die Listen meist lokal gespeichert sind oder in Systemen wie Windows auf OneDrives oder in verkappten Ordnerstrukturen liegen, bei der man im HR oft selbst keine Möglichkeiten der Sichtrechteverwaltung hat und von der IT abhängig ist, sind diese nicht DSGVO-konform.

Das kann teuer werden. Software ist allemal günstiger.


Ein kleiner Schritt in die richtige Richtung


Die Einführung einer HR-Software bedeutet nicht, dass man sofort die Premium-Lösung am Markt wählen muss. Es gibt viele passende Optionen, die speziell für kleinere Unternehmen entwickelt wurden. Cloud-Lösungen sind

vor allem keine teuren Einmalinvestitionen sondern werden meist im Abo-Modell nach Mitarbeiter-/Nutzeranzahl berechnet. So haben Sie neben Ihrer Unternehmensgröße auch die Kosten im Blick.


Fazit


Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt keinen "zu kleinen" Zeitpunkt oder eine "zu kleine" Größe, um von einer HR-Software zu profitieren. Durch die Automatisierung von Prozessen, den sicheren Umgang mit Daten und die Erleichterung der Kommunikation innerhalb des Unternehmens kann eine gut ausgewählte HR-Software nicht nur den Alltag im Personalmanagement koordinieren, sondern auch das Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens unterstützen. Gerade kleine Unternehmen sollten die Chancen, die eine HR-Software bietet, ernsthaft in Betracht ziehen. So legen sie den Grundstein für nachhaltigen Erfolg und Professionalität im HR-Bereich – unabhängig von ihrer Unternehmensgröße.


Sie möchten HR-Software implementieren? Gerne übernehme ich die Auswahl, Abstimmung, Implementierung und Konfiguration im Rahmen eines Implementierungsprojekts.



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